Wix Invoices | Rechnung erstellen leicht gemacht

Aktualisiert: März 3

Pro und Cons von Wix Invoices

Hast Du einen Wix Onlineshop oder bietest Du Wix Events oder Bookings durch deine Webseite an?


In diesem Fall solltest Du Dich unbedingt mit Wix Invoices, also dem Wix eigenen Tool zur Erstellung von Rechnungen zumindest mal beschäftigen. Ich würde aber auch alle anderen Solopreneueren, die ein Mann bzw. Frau Business betreiben und all die administrativen Tätigkeiten selbst erledigen müssen Rechnungen und Angebote ans Herz legen.

Wie Du sieht bin ich ein Fan von Wix Invoice werde jedoch auch von den Con’s bzw. Beschränkungen sprechen.


KOSTEN


Was kostet Wix Invoices? Diese Anwendung fällt unter die 20 kostenlosen Funktionen von Wix Ascend, das bedeutet, dass Du Wix Rechnungen kostenlos nutzen kannst, jedoch ist in der kostenlosen Version das Branding von Ascend in Preisangeboten, Rechnungen, E-Mail-Kampagnen und Formularen für Kunden zu sehen.


Die Anwendung Wix Preisangebote ist ebenfalls im kostenlosen Ascend Plan enthalten und bei Annahme eines solches Preisangebots kann automatisch eine zugehörige Rechnung erstellt werden was ich extrem praktisch finde.


Standardmäßig werden Preisangebote nicht automatisch in Rechnungen umgewandelt, wenn sie akzeptiert werden. Du kannst diese Option jederzeit aktivieren oder deaktivieren.


Rechnungserstellung für den Onlineshop

Für den Wix Online Shop kann man in den Einstellungen bestimmen ob automatisch eine Rechnung beim Verkauf erstellt werden soll. Dieser Automatismus gilt nur für online bezahlte Bestellungen. Falls Du Kauf auf Rechnung (also manuelle Zahlung) anbietest musst Du im Backend die Bestellung als bezahlt markieren, bevor Du eine Wix Rechnung generieren kannst.


Mein Größter PRO für Wix Invoices


Ich nutze bereits seit Jahren Wix Rechnungen (auch Angebote), da es mir ermöglicht, direkt auf Kundendaten (die sich bereits im Wix befinden) zuzugreifen und ich im Kundenbereich so nahtlos sehen kann was der Kunde bereits bei mir erworben hat. Weiterer Vorteil ist die Einfachheit der Erstellung (nur ein paar Klicks) wenn man Wix Invoices erst einmal angelegt hat sowie der nahtlose Versand der Rechnung direkt aus der Anwendung. Früher musste ich die Rechnung erst als PDF speichern und manuell im Emailprogramm anhängen.


WICHTIG

Bitte beachte, dass Wix Invoices ein Online-Zahlungssystem und kein Abrechnungsservice ist. Du bist alleine dafür verantwortlich sicherzustellen, dass deine Rechnungen den rechtlichen Anforderungen, die für dich und deine Kunden gelten, entsprechen.

Bei der Einrichtung von Wix Invoices beachte und spreche ich hier über die deutsche Gesetzgebung, ich bin jedoch kein Steuerberater und dies stellt keine Beratung in dieser Form dar.


Das Gesetz besagt, dass Rechnungen in Papierform (Post), FAX aber auch elektronisch übermittelt werden können. Soweit so gut.

Wichtig als Kleinunternehmer; wenn man in diesem Fall ein Produkt oder Leistung verkauft muss man innerhalb Deutschlands in max. 6 Monaten eine Rechnung über die erbrachte Leistung erstellen (der Leistungsmonat wird nicht mitgerechnet).


Wer fällt nun in die Kleinunternehmerregelung?


Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählst Du als Kleinunternehmer, wenn der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer)

im Vorjahr nicht größer als 22.000 EUR (bis 2019: 17.500 EUR) war

und

im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht übersteigen wird.


Hat Wix eine zentrale Kleinunternehmer Regelung?

Nein, ein paar Maßnahmen muss Du SELBT einrichten, wenn Du dich für diese Option entscheidest.

Wenn Du in diese Kategorie fällst musst Du folgendes für die Rechnung Erstellung (auch für Endpreis Darstellung, AGBs sowie Produktseitenübersicht im Online Shop wichtig) beachten:


  • In der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

  • Der Hinweis auf Kleinunternehmerregelung muss in der Rechnung genannt werden.

  • Standardformulierung für Kleinunternehmer Regelung: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“

Übrigens ist die Kleinunternehmerregelung lediglich eine Option und nicht Pflicht.


Vielleicht fragst Du Dich „Was muss den in einer Rechnung stehen?“

Rechnung werden natürlich reguliert, das bedeutet, dass Du die Pflichtangaben einer Rechnung auch in Wix Invoices erfüllen musst:


  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer.

  • Ausstellungsdatum der Rechnung.

  • Fortlaufende Rechnungsnummer – kann man in Wix Invoices problemlos einstellen

  • Menge und Bezeichnung der Leistung

  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

  • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

  • Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift"

PS, dies sind die Pflichtangeben einer Rechnung die den Betrag von 250€ übersteigt, sonst gilt die sogenannte Kleinbetragsrechnung Pflicht, diese ist deutlich vereinfacht.


Die Angaben habe ich von der IHK Stuttgart übernommen, falls Du Dir eine Checkliste der IHR als Erinnerung runterladen möchtest, kannst Du das hier tun: Checkliste für Rechnungen über 250 Euro brutto oder Checkliste Kleinbetragsrechnung


Nun, da Du jetzt weiß was und wie alles in deiner Rechnung stehen muss stellt sich die Frage


Wie kann ich die Rechnung in Wix einrichten?


Lange Zeit war es nicht möglich, die Rechnungsvorlage abgesehen von ein paar Eingaben zu bearbeiten, Wix hat uns jetzt endlich etwas mehr Personalisierung Optionen gegeben.

Mann startet mit allgemeinen Angaben wie z.B. Steuernummer, Währung und Zahlungsziel. Laut Kleinunternehmerregelung musst Du keine Steuernummer auf der Rechnung benennen, Wix wird jedoch dies immer wieder als Fehler bringen aus diesem Grund empfehle ich Dir diese einzupflegen. Bei den Standard-Zahlungsziel Einstellungen bin ich persönlich nicht ganz so zufrieden, denn obwohl ich „Fällig bei Eingang“ (das bedeutet, dass Rechnung sofort fällig ist) stehen habe muss ich manuell jedes Mal das Zahlungsziel bearbeiten.

Im Allgemeinen Bereich definierst Du auch Steuern für dein Produkt bzw. Dienstleistung. Die Steuer musst Du manuell anlegen. Die Berechnung des Endbetrags übernimmt dann Wix in der Rechnung selbst.


Im Bereich Rechnung kannst Du nun deine Rechnung „designen“ .


Hier kannst Du die Kopfzeile bearbeiten und 2 Weitere Optionen deiner Wahl hinzufügen.

Im Bereich der Unternehmens Info wird sich Wix Invoices automatisch deine, im Vorfeld angegebene Details ziehen, diese solltest Du jedoch nochmals überprüfen, denn oft ist die „Unternehmens-Email“ stimmt, denn manchmal wird hier die Kontoemail angezeigt.

Hier kannst Du noch weitere Angaben hinzufügen wie Kontoverbindung (IBAN) Fax etc. Anzahl zusätzlicher unternehmensspezifischer Felder ist 5, dh. Du könntest noch deine HR- Nummer oder eventuell deine zuständige Kammer etc. benennen.


Im Bereich Standard Hinweise hast Du 2 Optionen:

Nur Hinweis, hier kannst du denn Text wie zum Beispiel Danke für deine Bestellung für Fragen etc.. ergänzen

Im Bereich rechtliche Hinweise gehören ALLE Hinweise (Kleinunternehmer Regelung zum Beispiel), die Dir der Gesetzgeber vorgibt. Du kannst hier nochmals auf AGB’s verweisen und verlinken


Anschließend kannst Du noch den Text der begleitenden Email bearbeiten, dies erleichtert dir die Arbeit wirklich ungemein, denn somit muss Du nicht jedes Mal die E-Mail neu schreiben.

Leider lässt sich im Betreff nicht die Variable der Rechnungsnummer einfügen oder Bestellnummer, dies wäre toll ist zurzeit jedoch nicht möglich.


Optimiere deinen Abrechnungsprozess mit Wix Automation.

So kannst du beispielsweise jedes Mal, wenn eine Rechnung gesendet, bezahlt oder überfällig ist, automatisierte E-Mails an deine Kunden senden.


Automatisierung, die mit dem Trigger Wix Invoice verfügbar sind


Auch in der kostenlosen Version von Ascend hast Du ein paar Automatisierungen frei und vielleicht entscheidest Du dich für eine der folgenden Optionen


  • Automatische Email bei überfälliger Rechnung- dies ist eine SUPER SINNVOLLE Automatisierung, denn manchmal vergessen Kunden (gerade bei langen Zahlungszielen) dass eine Rechnung noch offen ist.


  • Rechnung wird bezahlt: Du kannst eine Aufgabe (Versand) /Email /Label hinzufügen

  • Rechnung wird versendet: ich habe hier eine Aufgabe für mich gemacht, nämlich die Rechnung für meine Buchhaltung runterladen.

Warum habe ich diese Aufgabe erstellt?


Weil es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, die ich auch als Freelancer, Kleinunternehmer etc. beachten muss.


Aufbewahrungsfristen für Rechnungen:

Alle Eingangsrechnungen, die man als Unternehmer erhält, müssen im Original 10 Jahre aufbewahrt werden, dies gilt auch für alle Ausgangsrechnungen.

Wenn man also Rechnungen elektronisch erhält und verschickt muss man sich ein System überlegen wie man diese sinnvoll speichert. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.


Beispiel: Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.

Jetzt kommen wir zum Problem bzw. Dilemma dass ich hatte, ALLE meine mit Wix Invoices erstellte Rechnung sind in elektronischer Form, also muss ich diese auch archivieren, die Rechtsprechung verlangt von mir jedoch, dass dies in der Form geschieht, dass diese nicht mehr veränderbar sein dürfen, zur Zeit (wir leben wohl im Mittelalter) bedeutet dies, dass man auf kostenpflichtiges Programm wie zum Beispiel Archivierungssoftware Lexware (23,68€ MONATLICH) oder GoBDokumente (leider nur für MAC) dafür aber „nur“ 69€ einmalig erwerben muss.

Dies bedeutet man kann die Pdf nicht einfach auf der Festplatte speichern.


Bitte beachte auch, dass ich keine steuerliche Beratung übernehme, dies sind nur Hinweise, die Du mit deinem Steuerberater besprechen musst.


Das Problem haben übrigens auch alle Wix Online Shop Besitzer, die Rechnung wird zwar automatisch erstellt und versandt, Du musst diese jedoch ebenfalls aufbewahren!


Man kann in Wix Invoices mehrere Rechnungen gleichzeitig exportieren und zwar im PDF Format, Du kannst mehrere Rechnungen (bis zu 50) gleichzeitig herunterladen. Die Rechnungen werden heruntergeladen und in einer einzigen PDF-Datei gespeichert.

Für diese Funktion musst Du die gewünschte Rechnung markieren und auf das Symbol Die ausgewählte Aktion (also PDF runterladen) wird für alle markierten Rechnung durchgeführt.


Eine neue Rechnung erstellen und bearbeiten


Alle deine im Wix Onlineshop angelegte Produkte und Dienstleistungen sowie Events sind im Feld des Produktes anwählbar Du kannst jedoch auch selbst eigene (eventuell ohne MwSt anlegen)

Du kannst sie im Voraus hinzufügen, so dass sie immer verfügbar sind, wenn du eine Rechnung erstellst, oder du kannst sie hinzufügen, während du die Rechnung erstellst und sie unter Produkte/Dienstleistungen bearbeiten oder entfernen.

Wenn du von einem Kunden eine Teilzahlung über eine Offline-Zahlungsmethode erhalten hast, kannst du die Rechnung manuell aktualisieren und Teilzahlung hinzufügen, dies ist gerade bei Dienstleitungen, die sich auf ein Projekt erstrecken nützlich.

Grundsätzlich kann man jede Rechnung als bezahlt markieren (wenn Du Vorkasse also Offline Zahlung anbietest) den Betrag und Datum kannst Du selbst bestimmen.


Wix Invoice bietet dir aber auch die Möglichkeit Berichte (für deine Buchhaltung) zu erstellen und diese finde ich persönlich sehr nützlich.

Ich nutze hauptsächlich die Option Einnahme-Bericht somit kann ich am Ende des Monats sehen, wieviel Rechnung und welche Einnahmen ich in diesem Monat erzielt habe.

  • Kassenbasis zeigt nur Daten zu Rechnungen an, die in dem gewählten Zeitraum bezahlt wurden.

  • Periodenabgrenzungsbasis: Zeigt die Daten der Rechnungen an, die in dem gewählten Zeitraum versendet wurden, sowohl bezahlte als auch unbezahlte Rechnungen.

Leider ist der Export diesen Berichts nur als .csv Datei möglich, ich habe jedoch gerne als PDF Format, mein Mini-Workaround ist die Option Drucken (Drucker aber als PDF) so kann ich das Ganze abspeichern.


Interessant für alle Dienstleister:

Mit Wix Invoices kannst du problemlos regelmäßige Zahlungen von deinen Kunden einziehen. Wenn du eine Rechnung erstellst, kannst du auswählen, ob du denselben Betrag wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder jährlich in Rechnung stellen möchtest. Sobald dein Kunde die erste Zahlung getätigt hat, wird ihm in jedem Abrechnungszeitraum automatisch der Rechnungsbetrag in Rechnung gestellt. Falls Du zum Beispiel eine regelmäßige Dienstleistung anbietest (wie zum Beispiel Wartung) kannst Du diese Option auswählen so musst Du nicht jeden Monat eine Rechnung erstellen.


ABER: Zurzeit sind regelmäßige Zahlungen nur für die folgenden Zahlungsanbieter verfügbar: Wix Payments, Paypal und Stripe möglich.

Du kannst bis zu 5 Rechnungen mit regelmäßigen Zahlungen erstellen (Ascend kostenlos). Dies schließt auch gelöschte Rechnungen für regelmäßige Zahlungen mit ein. Um mehr zu erhalten, kannst du ein Premiumpaket Ascend Professional/Ascend Unlimited erwerben.


Was geht zurzeit mit WIX Invoices NICHT:


Dies ist nur eine Liste von Dingen, die ich mir wünschen würde

  • Man kann nicht die Größe des Logos anpassen

  • Rabatt für EINE Dienstleistung oder Produkt; zurzeit kann man Rabatt nur für den gesamten Rechnungsbetrag erstellen

  • Zurzeit ist es nicht möglich, eine Rechnung mit negativem Saldo zu erstellen, wenn eine Gutschrift auf ein Kundenkonto erfolgt, um einen Zahlungsfehler zu korrigieren oder für ein Produkt/eine Dienstleistung, das/die erstattet oder zurückgegeben wurde (z. B. erstattete Shop Bestellungen, von deinem Kunden zurückgegebene Artikel usw.).

  • Wix Invoices erstellt KEINE automatische Rechnungen für Dienstleistungen in Wix Bookings. (DIES IST MEIN HAUPTANLIEGEN) Du kannst deine Stimme abgeben für diese Funktion.

  • Designoption der Rechnung im Allgemeinen, ich kann nicht die Schriftart und Farbe in der Rechnung selbst anpassen.

Also fassen wir das mal zusammen


WIX Inoices ist NUR ein System zur Verwaltung von Zahlungen das es Dir ermöglich Rechnung zu Erstellten jedoch musst Du im Hintergrund noch einiges über Buchführung und Archivierung selbst wissen. Wix Rechnung ermöglicht Dir einfach Rechnungen zu erstellen und automatisch zu versenden, verfolgen und verwalten. Du musst Dich selbstverständlich informieren, welche rechtliche Vorgaben Du in deiner Rechnung angeben musst und diese umsetzen. Alles im Allem finde ich die Anwendung großartig und nutze sie wirklich gerne, wenn auch manche Funktionen nicht 100% optimal umgesetzt wurden.






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